Πρώτα Apostille ή πρώτα μετάφραση;
Όταν ένα δημόσιο έγγραφο πρόκειται να χρησιμοποιηθεί σε άλλη χώρα, συχνά χρειάζεται τόσο επισημείωση της Χάγης —γνωστή ως Apostille— όσο και επίσημη μετάφραση. Η σωστή σειρά είναι, κατά κανόνα, συγκεκριμένη:
Πρώτα τίθεται η Apostille στο πρωτότυπο έγγραφο και έπειτα μεταφράζεται ολόκληρο το έγγραφο μαζί με την Apostille.
Ο λόγος είναι απλός: η Apostille αποτελεί μέρος του τελικού εγγράφου που θα κατατεθεί. Περιλαμβάνει στοιχεία όπως τη χώρα προέλευσης, το όνομα και την ιδιότητα του υπογράφοντος, την αρμόδια αρχή, την ημερομηνία, τον αριθμό πιστοποιητικού, τη σφραγίδα και την υπογραφή της εκδούσας αρχής. Επομένως, όταν απαιτείται μετάφραση, πρέπει να αποδοθούν και αυτά τα στοιχεία.
Εάν το έγγραφο μεταφραστεί πριν λάβει Apostille, πιθανόν να χρειαστεί συμπληρωματική μετάφραση της επισημείωσης. Αυτό μπορεί να προκαλέσει επιπλέον κόστος, καθυστέρηση ή ασυμφωνία ανάμεσα στα έγγραφα που θα υποβληθούν.
Η Apostille δεν πιστοποιεί ότι το περιεχόμενο ενός εγγράφου είναι αληθές ή ορθό. Πιστοποιεί τη γνησιότητα της υπογραφής, την ιδιότητα με την οποία ενήργησε ο υπογράφων και, όπου απαιτείται, την ταυτότητα της σφραγίδας ή του επισήματος που φέρει το έγγραφο.
Χρησιμοποιείται για δημόσια έγγραφα που εκδίδονται σε ένα συμβαλλόμενο κράτος της Σύμβασης της Χάγης και πρόκειται να κατατεθούν σε άλλο συμβαλλόμενο κράτος. Τέτοια έγγραφα μπορεί να είναι ληξιαρχικές πράξεις, πιστοποιητικά οικογενειακής κατάστασης, ποινικά μητρώα, δικαστικά ή συμβολαιογραφικά έγγραφα και ορισμένα έγγραφα σπουδών.
Η Apostille χορηγείται από την αρμόδια αρχή του κράτους στο οποίο εκδόθηκε το πρωτότυπο έγγραφο. Δεν τίθεται από τον μεταφραστή ούτε από την αρχή της χώρας στην οποία θα κατατεθεί.
Η Apostille δεν απαιτείται σε κάθε διασυνοριακή διαδικασία. Ενδέχεται να υπάρχει ευρωπαϊκός κανονισμός, διμερής σύμβαση ή άλλη διεθνής συμφωνία που καταργεί την υποχρέωση επικύρωσης για συγκεκριμένες κατηγορίες εγγράφων.
Ειδικότερα, ο Κανονισμός (ΕΕ) 2016/1191 απλουστεύει την κυκλοφορία ορισμένων δημόσιων εγγράφων μεταξύ των κρατών-μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Για έγγραφα που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του —όπως ορισμένα πιστοποιητικά γέννησης, θανάτου, γάμου, κατοικίας ή ποινικού μητρώου— δεν απαιτείται Apostille.
Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί επίσης να εκδοθεί πολύγλωσσο τυποποιημένο έντυπο, το οποίο συνοδεύει το δημόσιο έγγραφο και μπορεί να περιορίσει ή να καταργήσει την ανάγκη μετάφρασης. Η απαλλαγή, όμως, δεν καλύπτει αυτομάτως κάθε δημόσιο έγγραφο ούτε κάθε χρήση του.
Γι’ αυτό, πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε διαδικασία, πρέπει να ελέγχεται η χώρα έκδοσης, η χώρα υποβολής, το είδος του εγγράφου και οι απαιτήσεις της υπηρεσίας που θα το παραλάβει.
Η γενική σειρά «Apostille και μετά μετάφραση» αφορά την περίπτωση κατά την οποία η Apostille τίθεται στο ίδιο το πρωτότυπο δημόσιο έγγραφο.
Υπάρχουν, ωστόσο, ειδικές διαδικασίες στις οποίες πρέπει να πιστοποιηθεί η υπογραφή του μεταφραστή ή να λάβει Apostille η ίδια η μεταφραστική πράξη. Σε αυτήν την περίπτωση μπορεί να χρειαστεί πρώτα η μετάφραση, έπειτα η κατάλληλη πιστοποίησή της και τέλος η Apostille επάνω στην πιστοποίηση.
Αυτό αφορά διαφορετική διαδικασία και δεν πρέπει να συγχέεται με την Apostille του πρωτοτύπου. Παρόμοια προσοχή χρειάζονται τα ιδιωτικά έγγραφα, τα οποία ενδέχεται να πρέπει πρώτα να υπογραφούν ενώπιον συμβολαιογράφου ή να αποκτήσουν δημόσιο χαρακτήρα πριν μπορέσουν να λάβουν Apostille.
Η αρμόδια υπηρεσία ή αρχή υποβολής είναι εκείνη που καθορίζει ποια ακριβώς μορφή εγγράφου και μετάφρασης θα αποδεχθεί.
Η σωστή διαδικασία πριν από τη μετάφραση
Πριν αναθέσετε τη μετάφραση, ζητήστε από την υπηρεσία στην οποία θα καταθέσετε το έγγραφο να σας επιβεβαιώσει εάν απαιτούνται:
- το πρωτότυπο ή επίσημο αντίγραφο,
- Apostille ή άλλη μορφή προξενικής επικύρωσης,
- επίσημη μετάφραση,
- μετάφραση και της Apostille,
- πρόσφατη έκδοση του πιστοποιητικού,
- έντυπη ή ηλεκτρονική υποβολή.
Εάν η χώρα έκδοσης ή προορισμού δεν συμμετέχει στη Σύμβαση της Χάγης, μπορεί να απαιτείται διαφορετική διαδικασία προξενικής επικύρωσης. Επομένως, η λέξη «Apostille» δεν πρέπει να χρησιμοποιείται ως γενικός όρος για κάθε μορφή νομιμοποίησης αλλοδαπού εγγράφου.
Αφού ολοκληρωθούν οι απαιτούμενες επικυρώσεις, στείλτε για μετάφραση καθαρές και πλήρεις σαρώσεις όλων των σελίδων. Πρέπει να είναι ορατές οι σφραγίδες, οι υπογραφές, οι χειρόγραφες σημειώσεις, οι αριθμοί πρωτοκόλλου και η επισημείωση Apostille.
Ένας αρχικός έλεγχος πριν από τη μετάφραση μπορεί να αποτρέψει περιττές χρεώσεις και καθυστερήσεις. Στείλτε το έγγραφό σας στην Translatable, αναφέροντας τη χώρα στην οποία θα κατατεθεί και την υπηρεσία που θα το παραλάβει, ώστε να ελεγχθούν η γλώσσα, η αναγνωσιμότητα και η πληρότητα του υλικού προς μετάφραση.
