¿Primero la apostilla o primero la traducción?
Cuando un documento público va a utilizarse en otro país, a menudo necesita tanto la certificación de La Haya – la apostilla – como una traducción oficial. Por regla general, el orden correcto es:
Primero se coloca la apostilla en el documento original y después se traduce el documento completo junto con la apostilla.
La razón es sencilla: la apostilla forma parte del documento final que se presentará. Incluye datos como el país de origen, el nombre y la calidad del firmante, la autoridad competente, la fecha, el número del certificado y el sello y la firma de la autoridad emisora. Por tanto, si se exige traducción, también deben traducirse estos datos.
Si el documento se traduce antes de recibir la apostilla, puede ser necesaria una traducción adicional de esta, lo que supone más coste, retrasos o incoherencias entre los documentos presentados.
La apostilla no certifica que el contenido de un documento sea verdadero o correcto. Certifica la autenticidad de la firma, la calidad en que actuó el firmante y, en su caso, la identidad del sello o timbre del documento.
Se utiliza para documentos públicos expedidos en un Estado parte del Convenio de La Haya que vayan a presentarse en otro Estado parte: actas del registro civil, certificados de estado civil, antecedentes penales, documentos judiciales o notariales y algunos documentos académicos.
La apostilla la expide la autoridad competente del Estado donde se emitió el documento original. No la pone el traductor ni la autoridad del país de presentación.
El orden general «primero apostilla y después traducción» se aplica cuando la apostilla se coloca sobre el propio documento público original.
Sin embargo, hay procedimientos especiales en los que debe certificarse la firma del traductor o apostillarse la propia traducción. En ese caso puede ir primero la traducción, después su certificación y, por último, la apostilla sobre esa certificación.
Se trata de un procedimiento distinto que no debe confundirse con la apostilla del original. Los documentos privados requieren el mismo cuidado: a veces deben firmarse primero ante notario o adquirir carácter público para poder apostillarse.
Es la autoridad receptora competente la que determina exactamente qué forma de documento y de traducción aceptará.
La apostilla no se exige en todos los procedimientos transfronterizos. Un reglamento europeo, un convenio bilateral u otro acuerdo internacional puede suprimir la obligación de legalizar determinadas categorías de documentos.
En particular, el Reglamento (UE) 2016/1191 simplifica la circulación de ciertos documentos públicos entre los Estados miembros de la UE. Para los documentos incluidos en su ámbito – como determinados certificados de nacimiento, defunción, matrimonio, residencia o antecedentes penales – no se exige apostilla.
En algunos casos también puede expedirse un formulario multilingüe estándar que acompaña al documento público y puede reducir o eliminar la necesidad de traducción. Sin embargo, la exención no abarca automáticamente todos los documentos ni todos sus usos.
Por eso, antes de cualquier trámite, compruebe el país de expedición, el país de presentación, el tipo de documento y los requisitos del organismo receptor.
El procedimiento correcto antes de traducir
Antes de encargar la traducción, pida al organismo donde presentará el documento que le confirme si exige:
- el original o una copia oficial,
- apostilla u otra forma de legalización consular,
- traducción oficial,
- también la traducción de la apostilla,
- un certificado de expedición reciente,
- presentación en papel o electrónica.
Si el país de expedición o de destino no es parte del Convenio de La Haya, puede exigirse otro procedimiento de legalización consular. Por eso, la palabra «apostilla» no debe usarse como término general para cualquier legalización de un documento extranjero.
Una vez completadas las certificaciones necesarias, envíe escaneos nítidos y completos de todas las páginas. Deben verse los sellos, las firmas, las anotaciones manuscritas, los números de registro y la apostilla.
Una comprobación inicial antes de la traducción puede evitar costes y retrasos innecesarios.
Envíe su documento a Translatable indicando el país de presentación y el organismo receptor, para comprobar el idioma, la legibilidad y la integridad del material.
