Prima l’Apostille o prima la traduzione?
Quando un documento pubblico deve essere usato in un altro Paese, spesso servono sia la postilla dell’Aia, nota come Apostille, sia una traduzione ufficiale. Di regola l’ordine corretto è preciso:
Prima si appone l’Apostille sul documento originale, poi si traduce l’intero documento insieme all’Apostille.
Il motivo è semplice: l’Apostille fa parte del documento finale che verrà presentato. Contiene dati come il Paese di provenienza, il nome e la qualità del firmatario, l’autorità competente, la data, il numero del certificato, il timbro e la firma dell’autorità che la rilascia. Quindi, se serve una traduzione, vanno tradotti anche questi elementi.
Se il documento viene tradotto prima di ricevere l’Apostille, potrebbe essere necessaria una traduzione integrativa della postilla. Ciò può comportare costi aggiuntivi, ritardi o incongruenze tra i documenti presentati.
L’ordine generale «prima l’Apostille, poi la traduzione» riguarda il caso in cui l’Apostille venga apposta sul documento pubblico originale.
Esistono però procedure particolari in cui deve essere autenticata la firma del traduttore o in cui l’Apostille va apposta sulla traduzione stessa. In questo caso può essere necessario tradurre prima, poi certificare la traduzione e infine apporre l’Apostille sulla certificazione.
Si tratta di una procedura diversa, da non confondere con l’Apostille dell’originale. Analoga attenzione richiedono i documenti privati, che potrebbero dover essere prima firmati davanti a un notaio o acquisire carattere pubblico prima di poter ricevere l’Apostille.
È l’ufficio o l’autorità destinataria a stabilire quale forma di documento e di traduzione accetterà.
L’Apostille non è richiesta in tutte le procedure transfrontaliere. Può esistere un regolamento europeo, una convenzione bilaterale o un altro accordo internazionale che elimina l’obbligo di legalizzazione per determinate categorie di documenti.
In particolare, il Regolamento (UE) 2016/1191 semplifica la circolazione di alcuni documenti pubblici tra gli Stati membri dell’Unione europea. Per i documenti che rientrano nel suo ambito, come alcuni certificati di nascita, morte, matrimonio, residenza o casellario giudiziale, l’Apostille non è necessaria.
In alcuni casi può essere rilasciato anche un modulo standard multilingue, che accompagna il documento pubblico e può ridurre o eliminare la necessità di traduzione. L’esenzione, però, non copre automaticamente ogni documento pubblico né ogni suo utilizzo.
Per questo, prima di avviare qualsiasi procedura, vanno verificati il Paese di rilascio, il Paese di presentazione, il tipo di documento e i requisiti dell’ufficio che lo riceverà.
L’Apostille non certifica che il contenuto di un documento sia vero o corretto. Certifica l’autenticità della firma, la qualità in cui ha agito il firmatario e, se necessario, l’identità del timbro o del sigillo apposto sul documento.
Si usa per i documenti pubblici rilasciati in uno Stato aderente alla Convenzione dell’Aia e destinati a un altro Stato aderente. Possono essere atti di stato civile, certificati di stato di famiglia, casellari giudiziali, atti giudiziari o notarili e alcuni documenti scolastici.
L’Apostille viene rilasciata dall’autorità competente dello Stato in cui è stato emesso il documento originale. Non la appone il traduttore, né l’autorità del Paese in cui il documento verrà presentato.
La procedura corretta prima della traduzione
Prima di affidare la traduzione, chiedi all’ufficio a cui presenterai il documento di confermarti se servono:
- l’originale o una copia ufficiale,
- l’Apostille o un’altra forma di legalizzazione consolare,
- una traduzione ufficiale,
- la traduzione anche dell’Apostille,
- un certificato di rilascio recente,
- la presentazione cartacea o elettronica.
Se il Paese di rilascio o di destinazione non aderisce alla Convenzione dell’Aia, può essere necessaria una diversa procedura di legalizzazione consolare. La parola «Apostille» non va quindi usata come termine generico per ogni forma di legalizzazione di un documento estero.
Completate le legalizzazioni richieste, invia per la traduzione scansioni nitide e complete di tutte le pagine. Devono essere visibili timbri, firme, annotazioni manoscritte, numeri di protocollo e l’Apostille.
Una verifica iniziale prima della traduzione può evitare costi e ritardi inutili.
Invia il tuo documento a Translatable indicando il Paese in cui verrà presentato e l’ufficio che lo riceverà, così potremo controllare lingua, leggibilità e completezza del materiale da tradurre.
