Önce apostil mi, önce çeviri mi?
Bir resmi belge başka bir ülkede kullanılacaksa, çoğu zaman hem Lahey şerhi (apostil) hem de resmi çeviri gerekir. Kural olarak doğru sıra bellidir:
Önce asıl belgeye apostil konur, ardından belgenin tamamı apostille birlikte çevrilir.
Nedeni basittir: apostil, sunulacak nihai belgenin bir parçasıdır. Menşe ülke, imzalayanın adı ve sıfatı, yetkili makam, tarih, sertifika numarası, düzenleyen makamın mühür ve imzası gibi bilgiler içerir. Dolayısıyla çeviri gerektiğinde bu bilgiler de çevrilmelidir.
Belge apostil almadan önce çevrilirse, şerhin ek bir çevirisi gerekebilir. Bu da ek maliyete, gecikmeye veya sunulan belgeler arasında tutarsızlığa yol açabilir.
Genel «önce apostil, sonra çeviri» sırası, apostilin resmi belgenin aslı üzerine konduğu durum için geçerlidir.
Ancak çevirmenin imzasının onaylanması veya apostilin çeviri işleminin kendisine konması gereken özel süreçler vardır. Bu durumda önce çeviri, ardından çevirinin uygun onayı ve son olarak onay üzerine apostil gerekebilir.
Bu farklı bir süreçtir ve aslının apostiliyle karıştırılmamalıdır. Benzer dikkat, apostil alabilmeleri için önce noter huzurunda imzalanması veya resmi nitelik kazanması gerekebilecek özel belgeler için de gereklidir.
Hangi belge ve çeviri biçimini kabul edeceğini belgenin sunulacağı kurum veya makam belirler.
Her sınır ötesi işlemde apostil gerekmez. Belirli belge türleri için onay zorunluluğunu kaldıran bir AB tüzüğü, ikili sözleşme veya başka bir uluslararası anlaşma bulunabilir.
Özellikle (AB) 2016/1191 sayılı Tüzük, bazı resmi belgelerin AB üye devletleri arasında dolaşımını kolaylaştırır. Kapsamına giren belgeler için (ör. bazı doğum, ölüm, evlilik, ikamet veya adli sicil belgeleri) apostil gerekmez.
Bazı durumlarda resmi belgeye eşlik eden ve çeviri ihtiyacını azaltabilen veya ortadan kaldırabilen çok dilli standart form da düzenlenebilir. Ancak muafiyet her resmi belgeyi ve her kullanımı otomatik olarak kapsamaz.
Bu nedenle herhangi bir işleme başlamadan önce düzenlendiği ülke, sunulacağı ülke, belge türü ve teslim alacak kurumun gereksinimleri kontrol edilmelidir.
Apostil, bir belgenin içeriğinin doğru veya gerçek olduğunu onaylamaz. İmzanın gerçekliğini, imzalayanın hangi sıfatla hareket ettiğini ve gerektiğinde belgedeki mühür veya damganın kime ait olduğunu onaylar.
Lahey Sözleşmesi’ne taraf bir devlette düzenlenen ve başka bir taraf devlette sunulacak resmi belgeler için kullanılır. Bu belgeler nüfus kayıtları, aile durum belgeleri, adli sicil kayıtları, yargı veya noter belgeleri ve bazı eğitim belgeleri olabilir.
Apostil, asıl belgenin düzenlendiği devletin yetkili makamı tarafından verilir. Çevirmen veya belgenin sunulacağı ülkenin makamı tarafından konmaz.
Çeviriden önce doğru süreç
Çeviriyi vermeden önce belgeyi sunacağınız kurumdan şunların gerekip gerekmediğini teyit etmesini isteyin:
- asıl belge veya resmi suret,
- apostil veya başka bir konsolosluk onayı,
- resmi çeviri,
- apostilin de çevirisi,
- belgenin yakın tarihli olması,
- basılı veya elektronik başvuru.
Düzenleyen veya hedef ülke Lahey Sözleşmesi’ne taraf değilse farklı bir konsolosluk tasdik süreci gerekebilir. Bu nedenle «apostil» kelimesi, yabancı bir belgenin her türlü onayı için genel bir terim olarak kullanılmamalıdır.
Gerekli onaylar tamamlandıktan sonra tüm sayfaların net ve eksiksiz taramalarını çeviriye gönderin. Mühürler, imzalar, el yazısı notlar, evrak numaraları ve apostil görünür olmalıdır.
Çeviriden önce yapılacak bir ilk kontrol, gereksiz masrafları ve gecikmeleri önleyebilir.
Belgenizi, sunulacağı ülkeyi ve teslim alacak kurumu belirterek Translatable’a gönderin; çevrilecek materyalin dilini, okunabilirliğini ve eksiksizliğini kontrol edelim.
