Apostille d’abord ou traduction d’abord ?
Lorsqu’un document public doit être utilisé dans un autre pays, il faut souvent à la fois une certification de La Haye – l’apostille – et une traduction officielle. En règle générale, l’ordre est le suivant :
L’apostille est d’abord apposée sur le document original, puis l’ensemble du document est traduit avec l’apostille.
La raison est simple : l’apostille fait partie du document final qui sera déposé. Elle mentionne notamment le pays d’origine, le nom et la qualité du signataire, l’autorité compétente, la date, le numéro du certificat, ainsi que le sceau et la signature de l’autorité qui la délivre. Lorsqu’une traduction est requise, ces éléments doivent donc être traduits eux aussi.
Si le document est traduit avant de recevoir l’apostille, une traduction complémentaire de l’apostille peut être nécessaire, avec à la clé des frais supplémentaires, des retards ou des incohérences entre les documents déposés.
L’apostille ne certifie pas que le contenu d’un document est vrai ou exact. Elle certifie l’authenticité de la signature, la qualité en laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou du timbre apposé sur le document.
Elle concerne les documents publics émis dans un État partie à la Convention de La Haye et destinés à être produits dans un autre État partie : actes d’état civil, certificats de situation de famille, casiers judiciaires, actes judiciaires ou notariés et certains documents scolaires.
L’apostille est délivrée par l’autorité compétente de l’État où le document original a été émis. Elle n’est apposée ni par le traducteur ni par l’autorité du pays de dépôt.
L’apostille n’est pas exigée dans toutes les procédures transfrontalières. Un règlement européen, une convention bilatérale ou un autre accord international peut supprimer l’obligation de légalisation pour certaines catégories de documents.
En particulier, le règlement (UE) 2016/1191 simplifie la circulation de certains documents publics entre les États membres de l’UE. Pour les documents relevant de son champ d’application – comme certains actes de naissance, de décès, de mariage, certificats de résidence ou extraits de casier judiciaire – aucune apostille n’est requise.
Dans certains cas, un formulaire type multilingue peut aussi accompagner le document public et réduire, voire supprimer, le besoin de traduction. Cette dispense ne couvre toutefois pas automatiquement tous les documents ni tous les usages.
Avant toute démarche, vérifiez donc le pays d’émission, le pays de dépôt, le type de document et les exigences de l’organisme destinataire.
L’ordre général « apostille d’abord, traduction ensuite » s’applique lorsque l’apostille est apposée sur le document public original.
Il existe toutefois des procédures particulières où la signature du traducteur doit être certifiée, ou la traduction elle-même apostillée. La traduction vient alors en premier, puis sa certification, et enfin l’apostille sur cette certification.
Il s’agit d’une procédure différente, à ne pas confondre avec l’apostille de l’original. Les documents privés demandent la même vigilance : ils doivent parfois d’abord être signés devant notaire ou acquérir un caractère public avant de pouvoir être apostillés.
C’est l’autorité compétente destinataire qui détermine la forme exacte du document et de la traduction qu’elle accepte.
La bonne procédure avant la traduction
Avant de commander la traduction, demandez à l’organisme où vous déposerez le document de confirmer s’il exige :
- l’original ou une copie officielle,
- une apostille ou une autre forme de légalisation consulaire,
- une traduction officielle,
- une traduction de l’apostille également,
- un certificat de délivrance récente,
- un dépôt papier ou électronique.
Si le pays d’émission ou de destination n’est pas partie à la Convention de La Haye, une autre procédure de légalisation consulaire peut être exigée. Le mot « apostille » ne doit donc pas être utilisé comme terme générique pour toute forme de légalisation d’un document étranger.
Une fois les certifications requises obtenues, envoyez des scans nets et complets de toutes les pages. Cachets, signatures, annotations manuscrites, numéros de référence et apostille doivent être visibles.
Une vérification préalable avant la traduction peut éviter des frais et des retards inutiles.
Envoyez votre document à Translatable en précisant le pays de dépôt et l’organisme destinataire, afin que la langue, la lisibilité et l’exhaustivité des documents puissent être vérifiées.
