Erst die Apostille oder erst die Übersetzung?
Soll eine öffentliche Urkunde in einem anderen Land verwendet werden, braucht sie oft sowohl eine Beglaubigung nach dem Haager Übereinkommen – die Apostille – als auch eine beglaubigte Übersetzung. In der Regel ist die Reihenfolge eindeutig:
Zuerst wird die Apostille auf der Originalurkunde angebracht, danach wird die gesamte Urkunde einschließlich der Apostille übersetzt.
Der Grund ist einfach: Die Apostille ist Teil des Dokuments, das eingereicht wird. Sie enthält Angaben wie Ausstellungsland, Name und Funktion des Unterzeichners, die zuständige Behörde, Datum, Nummer der Bescheinigung sowie Siegel und Unterschrift der ausstellenden Stelle. Ist eine Übersetzung erforderlich, müssen auch diese Angaben übersetzt werden.
Wird das Dokument übersetzt, bevor es die Apostille erhält, kann eine zusätzliche Übersetzung der Apostille nötig werden. Das kann Mehrkosten, Verzögerungen oder Abweichungen zwischen den einzureichenden Unterlagen verursachen.
Eine Apostille bestätigt nicht, dass der Inhalt eines Dokuments wahr oder richtig ist. Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der der Unterzeichner gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels auf dem Dokument.
Sie wird für öffentliche Urkunden verwendet, die in einem Vertragsstaat des Haager Übereinkommens ausgestellt wurden und in einem anderen Vertragsstaat vorgelegt werden sollen – etwa Personenstandsurkunden, Familienstandsbescheinigungen, Führungszeugnisse, gerichtliche oder notarielle Urkunden und bestimmte Bildungsnachweise.
Die Apostille wird von der zuständigen Behörde des Staates erteilt, in dem die Originalurkunde ausgestellt wurde. Sie wird weder vom Übersetzer noch von der Behörde des Einreichungslandes angebracht.
Die allgemeine Reihenfolge „erst Apostille, dann Übersetzung“ gilt, wenn die Apostille auf der öffentlichen Originalurkunde selbst angebracht wird.
Es gibt jedoch besondere Verfahren, in denen die Unterschrift des Übersetzers beglaubigt werden oder die Übersetzung selbst eine Apostille erhalten muss. Dann kann zuerst die Übersetzung erfolgen, danach ihre Beglaubigung und zuletzt die Apostille auf dieser Beglaubigung.
Das ist ein anderes Verfahren und darf nicht mit der Apostille auf dem Original verwechselt werden. Ähnliche Sorgfalt erfordern private Dokumente: Sie müssen eventuell erst vor einem Notar unterschrieben werden oder öffentlichen Charakter erhalten, bevor sie mit einer Apostille versehen werden können.
Welche Form von Dokument und Übersetzung genau akzeptiert wird, entscheidet die zuständige empfangende Stelle.
Nicht jedes grenzüberschreitende Verfahren erfordert eine Apostille. Eine EU-Verordnung, ein bilaterales Abkommen oder eine andere internationale Vereinbarung kann die Beglaubigungspflicht für bestimmte Urkunden aufheben.
Insbesondere vereinfacht die Verordnung (EU) 2016/1191 den Umlauf bestimmter öffentlicher Urkunden zwischen den EU-Mitgliedstaaten. Für Urkunden in ihrem Anwendungsbereich – etwa bestimmte Geburts-, Sterbe-, Heirats-, Wohnsitz- oder Führungszeugnisse – ist keine Apostille erforderlich.
In manchen Fällen kann außerdem ein mehrsprachiges Standardformular ausgestellt werden, das die öffentliche Urkunde begleitet und den Übersetzungsbedarf verringern oder entfallen lassen kann. Die Befreiung gilt jedoch nicht automatisch für jede Urkunde oder jeden Verwendungszweck.
Prüfen Sie daher vor jedem Verfahren Ausstellungsland, Einreichungsland, Art der Urkunde und die Anforderungen der empfangenden Stelle.
Der richtige Ablauf vor der Übersetzung
Bevor Sie die Übersetzung beauftragen, lassen Sie sich von der Stelle, bei der Sie das Dokument einreichen, bestätigen, ob Folgendes erforderlich ist:
- das Original oder eine amtliche Abschrift,
- eine Apostille oder eine andere Form der konsularischen Legalisation,
- eine beglaubigte Übersetzung,
- auch eine Übersetzung der Apostille,
- eine aktuell ausgestellte Bescheinigung,
- Einreichung in Papierform oder elektronisch.
Ist das Ausstellungs- oder Zielland kein Vertragsstaat des Haager Übereinkommens, kann ein anderes Verfahren der konsularischen Legalisation nötig sein. Das Wort „Apostille“ sollte daher nicht als Oberbegriff für jede Form der Beglaubigung ausländischer Urkunden verwendet werden.
Sind die nötigen Beglaubigungen erledigt, senden Sie klare und vollständige Scans aller Seiten zur Übersetzung. Stempel, Unterschriften, handschriftliche Vermerke, Aktenzeichen und die Apostille müssen sichtbar sein.
Eine erste Prüfung vor der Übersetzung kann unnötige Kosten und Verzögerungen vermeiden.
Senden Sie Ihr Dokument an Translatable und nennen Sie das Land der Einreichung und die empfangende Stelle, damit Sprache, Lesbarkeit und Vollständigkeit der Unterlagen geprüft werden können.
