Che cosa significa «traduzione ufficiale»?
Quando un documento in lingua straniera deve essere presentato a un ufficio pubblico, a un tribunale, a un’università o a un’altra autorità, una semplice resa del contenuto di solito non basta. L’ufficio può richiedere una traduzione ufficiale o certificata, cioè una traduzione accompagnata da una specifica certificazione e collegata al documento da cui è stata eseguita.
La traduzione ufficiale rende l’intero documento: titoli, nomi, date, numeri, timbri, firme, annotazioni manoscritte e, se presente, l’Apostille.
Non esiste però una regola di accettazione unica per ogni Paese e ogni ufficio. La forma adatta dipende dal tipo di documento, dal Paese di rilascio, dal Paese di destinazione e dai requisiti dell’autorità che lo riceverà.
Prima di inviare un documento per la traduzione ufficiale, bisogna verificare che sia completo, leggibile e correttamente legalizzato.
I documenti pubblici esteri provenienti da uno Stato aderente alla Convenzione dell’Aia richiedono di norma l’Apostille, salvo esenzioni previste da un regolamento europeo, da un accordo bilaterale o da un’altra disposizione speciale. Per i documenti di altri Paesi può essere necessaria la legalizzazione consolare.
I documenti privati possono richiedere una previa autenticazione, vidimazione o un atto notarile, a seconda dell’uso previsto. Un documento privato non firmato o non autenticato può essere tradotto dal punto di vista linguistico, ma ciò non significa che la traduzione acquisisca automaticamente valore ufficiale.
Una traduzione ufficiale secondo il diritto greco non è necessariamente accettata allo stesso modo in ogni altro Paese. L’ufficio estero può richiedere:
- un traduttore iscritto al proprio albo nazionale,
- una traduzione giurata o asseverata in tribunale,
- l’autenticazione notarile della firma,
- l’Apostille sulla certificazione della traduzione,
- una traduzione eseguita nel Paese di presentazione,
- un formato cartaceo o elettronico specifico.
Prima di affidare l’incarico conviene chiedere conferma all’autorità che riceverà il documento, preferibilmente per iscritto, specificando chi eseguirà la traduzione, in quale Paese e con quale certificazione.
In questo modo si evita di ottenere una traduzione corretta che però non soddisfa i requisiti formali della procedura specifica.
Le traduzioni ufficiali si usano, tra l’altro, nelle pratiche presso comuni, uffici di stato civile, autorità fiscali, tribunali, università, enti previdenziali e altri uffici pubblici.
L’accettazione finale dipende dalla procedura. Ad esempio, possono essere richiesti documenti diversi per:
- il trasferimento della residenza fiscale,
- il riconoscimento di titoli di studio o qualifiche professionali,
- l’iscrizione all’università,
- il rilascio del permesso di matrimonio,
- la trascrizione di una nascita o di un matrimonio,
- l’uso giudiziario o notarile,
- assunzioni o pratiche previdenziali.
In alcuni casi, i documenti rilasciati in un altro Stato membro dell’Unione europea possono essere presentati senza Apostille o accompagnati da un modulo standard multilingue. Ciò non significa che ogni documento europeo sia automaticamente esente da traduzione o legalizzazione.
A seconda della procedura e dell’ufficio destinatario, possono essere accettate traduzioni eseguite da un funzionario autorizzato di un’autorità consolare greca oppure traduzioni redatte o certificate da un’ambasciata o da un consolato.
Per alcune procedure amministrative sono riconosciute anche le traduzioni di laureati del Dipartimento di Lingue straniere, Traduzione e Interpretariato dell’Università Ionica.
L’accettazione non va considerata automatica in ogni caso: un ufficio può applicare un quadro normativo specifico o chiedere un determinato tipo di certificazione. Per questo è bene chiedere informazioni scritte all’autorità competente prima di affidare la traduzione.
Il Codice forense greco prevede che l’attività dell’avvocato comprenda anche la traduzione di documenti da e verso una lingua straniera.
Perché la traduzione abbia piena validità davanti a un’autorità giudiziaria o di altro tipo, deve essere accompagnata da una copia autenticata del documento tradotto. L’avvocato deve inoltre attestare di avere una conoscenza adeguata sia della lingua dell’originale sia di quella della traduzione.
La qualifica di avvocato, quindi, non basta da sola: devono essere soddisfatti anche i requisiti previsti dall’articolo 36 del Codice forense.
Se il documento è destinato all’uso fuori dalla Grecia, occorre verificare anche che l’autorità estera accetti la traduzione di un avvocato greco o se richieda un traduttore certificato secondo il proprio sistema nazionale.
In Grecia esiste il Registro dei traduttori certificati del Ministero degli Affari Esteri. I traduttori iscritti operano come liberi professionisti e possono tradurre ufficialmente documenti pubblici e privati da una lingua straniera al greco e viceversa.
Ogni traduzione ufficiale eseguita nell’ambito del Registro viene registrata nel relativo sistema informatico e riceve un numero univoco. È possibile cercare un traduttore certificato per la lingua desiderata tramite il servizio ufficiale di gov.gr.
Per i documenti pubblici esteri devono essere state completate in anticipo le procedure di legalizzazione richieste. A seconda del Paese di provenienza, può essere necessaria l’Apostille, la legalizzazione consolare o un’altra forma di convalida.
Come scegliere la forma di traduzione corretta?
Prima di affidare una traduzione ufficiale, raccogli quattro informazioni fondamentali:
- In quale Paese è stato rilasciato l’originale?
- In quale Paese e a quale ufficio verrà presentato?
- Serve l’Apostille o un’altra legalizzazione?
- Quale categoria di traduttore o di certificazione accetta l’ufficio?
Invia sempre tutte le pagine del documento, con timbri, firme e Apostille. Indica anche la scadenza e se ti serve la consegna cartacea, elettronica o entrambe.
Verificare per tempo i requisiti evita traduzioni ripetute, legalizzazioni aggiuntive e ritardi.
Ti serve la traduzione di documenti per un ufficio greco o estero? Invia il tuo documento a Translatable indicando il Paese e l’ufficio di destinazione: faremo una prima verifica della lingua, della leggibilità e della completezza.
